Automatyzacja procesów wewnętrznych dzięki chatbotom dla działu HR

Konwersacyjne chatboty rewolucjonizują sposób, w jaki można realizować procesy HR w dzisiejszych czasach. Potrafią zaangażować się w rozmowę z każdym pracownikiem lub nowym kandydatem, odciążając dział HR od często powtarzalnych zadań. Dodatkowo, chatboty HR są najlepsze w rozumieniu kontekstu lub automatyzacji procesów, dzięki możliwościom Machine Learning, przetwarzaniu języka naturalnego, automatyzacji oraz analityki predykcyjnej. Przeczytaj nasz artykuł, aby dowiedzieć się, jakie korzyści mogą przynieść chatboty dla działu HR w Twojej firmie.

Jak chatboty dla działu HR mogą usprawnić pracę?

Obecnie chatboty są wdrażane w celu optymalizacji wielu usług. Jednak większość firm skupia się na zewnętrznych interakcjach, takich jak wsparcie klienta, a nie na automatyzacji procesów wewnętrznych. Chatboty dla HR są zaprojektowane w taki sposób, aby powielać rolę działu HR, będąc dostępnymi 24/7. Mogą zapewnić pracownikom łatwy dostęp do plików i informacji, zidentyfikować zapytania i udzielić najbardziej trafnych odpowiedzi, a nawet wykonać za nich kilka zautomatyzowanych zadań.

Dział HR odpowiada za zarządzanie wszystkimi aspektami ludzkimi w firmie. Dbają głównie o relacje firma-pracownik, zarządzając wszystkimi profesjonalistami, od zatrudniania po utrzymywanie talentów. Jednocześnie wdrażają sprzyjające środowiska, które zwiększają motywację pracowników. Działy HR mają wymagające zadania, które zamiast nich mogą wykonywać chatboty. Automatyzacja zadań pozwala menedżerom działów HR wykorzystać swój czas na dbanie o koncentrację pracowników i skupienie się na większych wyzwaniach w firmie.

Główne korzyści z wdrożenia chatbotów dla działu HR

Działy HR są zaangażowane w realizację wielu manualnych i powtarzalnych zadań w zakresie rekrutacji, zarządzania wynagrodzeniami, zaangażowania pracowników i innych wewnętrznych kwestii. Każdego dnia mają do czynienia z wieloma telefonami i e-mailami, więc nie mają czasu, aby skupić się na bardziej istotnych zadaniach. W efekcie relacje i doświadczenia pracowników, procesy uczenia się i rozwoju czy zarządzanie talentami odchodzą na dalszy plan. Wdrożenie chatbotów dla HR w firmach pozwala na dużą transformację całego działu.

Jeśli chcesz zobaczyć jak Actionbot został wykorzystany do celów wewnętrznych, przeczytaj jeden z naszych artykułów, ilustrujący case studies w TUATARA i Omantel.

Oszczędzaj czas i zwiększaj produktywność

Chatboty dla HR mogą przetwarzać znacznie większą liczbę pytań w szybszym tempie niż mógłby to robić pracownik. Poza udzielaniem odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, umożliwiają one tworzenie przepływu pracy w celu zakończenia procesów, wspierają komunikację wewnętrzną i wspierają proces onboardingu nowych pracowników. Dzięki wyeliminowaniu powtarzalnych zadań, pracownicy działów HR mają więcej czasu, aby skupić się na realizacji swoich zadań, bez konieczności wyszukania informacji. Ponadto, chatboty mogą zwiększyć produktywność pracowników, która często spada na skutek wykonywania tych małych, powtarzalnych zadań. Chatboty automatyzują tego typu czynności, dzięki czemu mogą poprawić produktywność pracowników o ponad 70%. Poza wewnętrznymi zadaniami HR, chatboty pomagają również pracownikom zautomatyzować proste zadania w narzędziach zewnętrznych związanych z ich odrębnymi działami.

Zmniejszenie kosztów ogólnych HR

Chatboty mogą również obniżyć wydatki firmy. Po pierwsze, mogą zaoszczędzić ilość godzin spędzonych tygodniowo przez dział HR na pomaganiu w zapytaniach ogólnych i dotyczących poszczególnych pracowników. Mogą też pomóc we wszystkich regularnych zadaniach wspierających, które są częścią procesu onboardingu dla nowych osób. Ponadto, potrafią pomóc w wewnętrznym helpdesku dla działu HR. Ze względu na wpływ działu HR na zaangażowanie pracowników, chatboty potrafią również ograniczyć ich rotację. I wreszcie, umożliwiają one lepszy dostęp do firmowej bazy wiedzy, dzięki czemu dział HR może pracować wydajniej i dokładniej, obniżając koszty operacyjne.

Poprawa doświadczenia związanego z procesem onboardingu

Badania wykazały, że udany proces onboardingu może poprawić retencję pracowników nawet o 82%. Onboarding pozwala nowym pracownikom poznać zespół i odgrywa istotną rolę we wdrażaniu zasad komunikacji w organizacji. Coraz więcej firm sięga po wsparcie chatbotów AI przy tym procesie. Wzbogacają one doświadczenie pracowników dzięki swojej technologicznej naturze, poprawiając wzorce firmowe i umożliwiając onboarding poprzez wiele rozwiązań. Chatboty dla działu HR nie wymagają szkoleń, aby były skuteczne, więc ułatwiają nowym pracownikom zapoznanie się z wewnętrznymi systemami, procedurami i kulturą.

Wsparcie pracy zdalnej

Od początku 2020 roku praca zdalna stała się główną opcją pracy dla wielu osób. Chatboty pomagają złagodzić stres, który może być częścią pracy w domu. Zapewniają one wsparcie 24/7 i łatwy dostęp do informacji. Poza tym, ich możliwości automatyzacji pomagają wdrożyć procesy takie jak raportowanie czasu pracy czy urlopy pracownicze. Mówiąc ogólnie, mają też pozytywny wpływ na interakcje między pracownikami.

Lepsze zarządzanie wiedzą

Chatboty dla działu HR mogą usprawnić wewnętrzny system zarządzania wiedzą w firmie. Są one przepustką do kompletnej bazy wiedzy i informacji firmowych. Wyszukiwanie w przedsiębiorstwach przeżywa obecnie kryzys efektywności, dlatego też chatboty są znakomitym rozwiązaniem tego problemu. Ich przyjazne UX interfejsy oszczędzają pracownikom wiele godzin spędzonych na szukaniu dokumentów lub przeglądaniu aplikacji, aby znaleźć pożądane przez nich dane. Dobrze zaprojektowane chatboty zbierają całość dostępnej wiedzy o firmie i wyświetlają ją w prosty, przystępny sposób. Sprawiają, że wewnętrzne procesy i codzienne zadania przebiegają bezproblemowo, dostarczając konkretnie to, co jest potrzebne. Stojące za nimi silniki zapewniają również, że informacje są dostępne dla każdego, niezależnie od strategii wyszukiwania i umiejętności posługiwania się słowami kluczowymi.

Zdobywanie informacji o klientach

Zdobywanie informacji zwrotnych jest ważnym aspektem poprawy wyników firmy. Niestety, wiele firm nie radzi sobie w tym procesie, ze względu na brak skutecznych rozwiązań w tym zakresie. Chatboty dla działu HR przychodzą z pomocą, tworząc strukturę opartą na pętlach informacji zwrotnej. Na podstawie typów i częstotliwości zadawanych pytań zarządzający mogą określić informacje, które powinny być lepiej udostępniane lub wymagają dodatkowej dokumentacji. Przykładowo, chatbot może zapewnić przegląd braków komunikacyjnych w firmie i zaproponować rozwiązanie, które pozwoli je wypełnić. Analogicznie, chatboty dostarczają danych na temat automatyzacji zadań, wskazując rodzaje integracji narzędzi, które są pomijane lub które wymagają rozwinięcia.

Actionbot to chatbot dla HR, którego potrzebuje Twoja firma

Nasze case studies dowodzą, że Actionbot jest odpowiedzią na każdy problem działu HR. Nie dość, że zautomatyzował powtarzalne zadania, redukując pracę działów HR, to po raz kolejny udowodnił, że jest proaktywnym asystentem odpowiadającym na potrzeby rynku. Jeśli więc chcesz zobaczyć Actionbota w akcji w swojej firmie, skontaktuj się z nami – sprawimy, że to zadziała!